AANMELDEN

PRIVACYVERKLARING

versie 1 (1 juli 2018)

Harmonieorkest Demer en Laak vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Harmonieorkest Demer en Laak vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy verklaring;
verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Harmonieorkest Demer en Laak vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Harmonieorkest Demer en Laak vzw
Oostereindestraat 48 bus 2
3560 LUMMEN
privacy@demerenlaak.be
contactpersoon: Stijn Lemmens

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Harmonieorkest Demer en Laak vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Harmonieorkest Demer en Laak vzw (uitvoering overeenkomst);
het afsluiten van verzekeringen (wettelijke verplichting voor gestructureerde organisaties [zie 8bis vrijwilligerswet]);
het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (uitdrukkelijke toestemming betrokkene);
het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting);

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Om het voor u als betrokkene overzichtelijk te houden, hebben we voor elk van onze doeleinden een apart overzicht gemaakt van de gegevens die wij opvragen. Via de navigatiestructuur aan de rechterkant kan u doorklikken naar de voor u relevante rubriek(en).

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Hiervoor werken wij samen met een beperkt aantal partners, die specifiek werden geselecteerd op basis van onze noden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Ook het aan derden verstrekken van uw gegevens hangt zeer nauw samen met het doel waarvoor wij uw gegevens opvragen. Opnieuw maken we het voor u als betrokkene overzichtelijker door voor elk van onze doeleinden een apart overzicht ter beschikking te stellen. Via de navigatiestructuur aan de rechterkant kan u doorklikken naar de voor u relevante rubriek(en).

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen indien daarvoor expliciet toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Harmonieorkest Demer en Laak vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Persoonsgegevens van niet-leden worden nooit langer dan 2 jaar na laatste gebruik bijgehouden. De persoonsgegevens van leden kunnen uitzonderlijk langer bewaard worden en zullen in dat geval tot maximaal 5 jaar na laatste gebruik bijgehouden worden.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

alle personen die namens Harmonieorkest Demer en Laak vzw toegang tot uw gegevens kennis hebben, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
als daar aanleiding toe is zorgen we voor pseudonimisatie en encryptie van uw persoonsgegevens van zodra dat mogelijk is;
wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen (Stijn Lemmens, privacy@demerenlaak.be). U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

Harmonieorkest Demer en Laak vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 1 Juli 2018. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen en kunnen per email opgevraagd worden.

ONTWERP: Koen Vertessen | REALISATIE: Brecht Munters & Stijn Lemmens